At holde styr på alting, når du tager din virksomhed ud på en messe, kan være utroligt stressende og vanskeligt. I stedet for bare at kaste dig ud i det, og køre en uorganiseret messestand, så overvej at bruge disse tips til at holde alt i gang. En lille smule forberedelse kan betyde en stor forskel!
Udpeg en person til at være ansvarlig
En af de nemmeste ting, du kan gøre, er at udpege en person til at være ansvarlig. Selv om mange virksomheder synes at foretrække, at have chefen eller den højest rangerede til at være ansvarlig, er det måske ikke det rigtige valg. I stedet skal du vælge den person, der er mest organiseret. Lad alle medarbejdere vide, at når I er ude på messen for at sætte Foldevæg og bannere er op, så er det denne person der har autoritet, og skal lyttes til. Det vil hjælpe helt enormt med at afhjælpe eventuelle problemer, der måtte opstå.
Opsæt et kommandocenter i din stand
En anden nem måde at blive organiseret på er, at implementere et kommendocenter din stand. Hvis din stand står op af en væg, kan du overveje at sætte nogle bogreoler eller lignende op, hvor medarbejdere kan lægge noter til hinanden, eller opbevare ekstra visitkort. Det kan også blive til stor hjælp, hvis en kunde kommer forbi, og ønsker at tale med en bestemt medarbejder. Selv hvis den medarbejder ikke er med på messen, kan du hurtigt finde deres oplysninger frem.
Læg en tidsplan og hold dig til den
Det er vigtigt at lægge en tidsplan, med pauser, og holde fast ved den. Det kan være fristende at lade medarbejderne gå på pause, når de har lyst. Problemet er, at det let kan forårsage kaos, hvis flere medarbejdere vil tage en pause på samme tid, da du ikke ønsker at din messestand skal være tom og uden overvågning. Det er også vigtigt at lade medarbejderne gå rundt på messen, så de kan besøge de andre stande. Print tidsplanen ud og gør den til en del af din kommandocentral, og bed alle medarbejdere om at gøre deres bedste for, at komme tilbage til udstillingen, når deres pause er overstået. I må alle arbejde sammen for, at få tidsplanen til at køre glat igennem hele dagen. Hvis det er muligt, bør du også inkludere små 10-15 minutter mellem pauserne, så medarbejderne kan tage hurtige ture på toilet eller hen at hente vand.
Mød hver aften for at sammenligne notater
Hvis der er tale om en messe, der strækker sig over flere dage, kan det være fristende at lade alle gå hver til sit, når arbejdsdagen er overstået. De har trods alt arbejdet hele dagen, og er nok klar til at komme hjem og få noget søvn. Prøv dog alligevel, at få alle samlet til en hurtig debriefing, hvor I kan sammenligne noter og tale om, hvordan dagen er gået. På den måde kan medarbejderne tale om problemer eller udfordringer, der opstod i løbet af dagen, eller tale om, hvordan visse situationer skal håndteres. Mødet behøver ikke at være længere end 10 eller 15 minutter.
